Директор по стратегии и продажам Multispace Елизавета Голышева: В чем заключаются основы правильного зонирования офисного пространства?

С практической стороны концепция Activity Based Office устроена как общее рабочее пространство, в котором ни у кого нет постоянно закрепленного рабочего места. Концепция подразумевает деление офисного пространства на зоны с высокой и средней концентрацией. К зонам с высокой концентрацией относятся переговорные, индивидуальные закрытые стационарные комнаты с высокой акустикой, где никто не потревожит. А зоны со средней концентрацией представляют собой лаундж зоны, открытое пространство и зоны для совместной работы. Несмотря на то, что данная концепция не подразумевает наличия индивидуального рабочего места, она предлагает адаптированную зону под каждый вид активности, что делает офисное пространство наиболее эффективным. Вместо одного рабочего стола каждый офисный сотрудник получает десяток рабочих мест, которые можно по вкусу выбирать в течение дня.

Такой реализованный подход в Multispace дает преимущества:

• сотрудник работает в удобное время и в удобном для него месте, включая и возможность выбрать место для самостоятельной работы;
• сотрудник получает расширение прав и возможностей, в результате чего полученное доверие приводит к ответственности;
• открытые и гибкие рабочие пространства, включая правильную акустику для каждого вида деятельности позитивно влияют на рабочий настрой сотрудников;
• сотрудники больше общаются друг с другом и обмениваются знаниями, это положительно влияет на продуктивность и вовлеченность;
• неограниченный (цифровой) доступ и подключение —  цифровая трансформация и независимость от бумажных документов;
• улучшение экономики рабочего места за счет более эффективного использования помещений;
• повышение конкурентоспособности на рынке и преимущество при найме специалистов. Ведь если руководство проявляет гибкость и готовность адаптироваться к новым реалиям, это помогает удерживать сотрудников.

Офис, основанный на концепции ABW, требует эффективного управления. За счет чего это достигается?

Рабочее место, основанное на деятельности, — это постоянно меняющаяся среда, которая требует динамичного и интеллектуального решения для управления рабочим пространством, чтобы оптимизировать использование помещений, облегчить гостям и участникам встречи поиск подходящего места для следующей активности, обеспечить быстрое подключение в переговорных комнатах и решить другие задачи.

Поэтому в Multispace сформирована единая IT-среда и создан уникальный набор сервисов по управлению рабочим пространством. Для наших клиентов разработано мобильное приложение Multispace, которое позволяет автоматизировать все офисные функции и адаптировать офис под индивидуальные потребности компании и каждого сотрудника. Со смартфона можно управлять инженерными системами (климатом и освещением) и мультимедиа, бронировать рабочие места и переговорные, быстро оставлять заявки на клининг и другие услуги, приглашать гостей в офис, делать заказы из корпоративного кафе без ожидания в очереди, а также легко искать и общаться с коллегами в офисе, используя удобную карту для ориентации в пространстве. 

Также нужно понимать, что Activity Based Office можно и нужно менять по мере необходимости, ведь люди и внутренние процессы компании не могут быть статичны. Эта система требует регулярного аудита — все ли работает как надо, все ли зоны активно используются сотрудниками, всем ли хватает места. Постоянно анализировать, как работает ваш офис, очень тяжело, это требует больших ресурсов. В Multispace технологии позволяют собирать WiFi аналитику, данные MobileApp и Face ID и формировать отчеты Power BI по любым метрикам. Персонализированная BIG data по более чем 200 параметрам помогает компании оценить эффективность использования офисных зон в любой период времени, настроить офис под свою команду и динамику бизнеса и обеспечить краткосрочное и долгосрочное развитие компании без привлечения дополнительных ресурсов и анализа. 

Универсален ли такой подход к планированию офиса

ABW прежде всего подходит для тех компаний, которые готовы меняться и руководство которых нацелено, в конечном счете, на результат для всех и каждого.

Учитывать специфику деятельности компании безусловно приходится. Очевидно, что юридические фирмы очень консервативны, предпочитают закрытую планировку, дерево в отделке и продолжают активно работать с бумагами. А, например, торговые фирмы, рекламные агентства, IT-компании, крупные банковские и управленческие структуры, где задачи зачастую общие, либо же постоянно переходят от одного сотрудника к другому, более открыты и ориентированы на такой подход.

Но каких-то жестких ограничений нет. И, кстати, даже традиционно консервативные компании стали меняться в последнее время. Даже юристы сегодня готовы оценить прогрессивные методы.

Какие технические параметры и ограничения нужно учитывать при планировании офиса по системе ABW

В концепции ABW пространство сложнее, чем традиционная офисная отделка, поскольку планировка должна быть более оптимизирована. Это может иметь свои последствия для систем эксплуатации зданий.

Арендаторы должны убедиться, что уровни обслуживания, предлагаемые от арендодателя, и технические условия здания (прежде всего технические параметры подачи воздуха) будут отвечать их новым требованиям.

Есть также определенные требования и к IT-обеспечению офисных помещений. Все рабочие места ABW являются беспроводным, причем некоторые из них предлагают гостевую беспроводную сеть. Рабочие места ABW также требуют, чтобы вся их рабочая база работала на ноутбуках. Эффективное управление офиса подразумевает наличие системы бронирования переговорных, планшетов для бронирования и расширенные цифровые инструменты для совместной работы.

В Multispace это также широкий набор сервисов FACE ID, обеспечивающий легкий доступ в помещение и использование системы локеров без каких-либо карт или ключей. Новые технологии — это значительный процент от общего объема инвестиций для тех организаций, которые внедряют решение ABW.

Как будет развиваться офисное пространство

Мы отстаем от западных рынков и, мне не кажется, система Activity Based Office у нас в России еще только в начале развития, особенно это можно утверждать в связи с тем, что происходит сейчас, когда международные компании, которые последние несколько лет прививали рынку новые гибкие подходы планирования рабочего пространства и закладывали тренды, выступая визионерами этого подхода, приостановили свою деятельность или покидают наш рынок.

Но, думаю, мы неизбежно будем двигаться в направлении активного развития ABW. Рабочие пространства будут все меньше похожи на офисы в нашем традиционном представлении, они будут становиться пространством для жизни и эффективной коммуникации. Ну и, конечно, высокие технологии будут все активней интегрироваться в офисное пространство, в предметы мебели и интерьер.